Wat is een digitale receptie?
Een digitale receptie is een geautomatiseerd systeem voor bezoekersregistratie. Bezoekers melden zich dan aan via een touchscreen, QR-code of pincode, zonder tussenkomst van een medewerker.
Een digitaal receptiesysteem is zeer geschikt voor bedrijven en organisaties die klanten, gasten of cliënten ontvangen. Beheer je een zorginstelling, gemeentelijke instantie of landelijke organisatie? Dan heb je zeker baat bij een snelle en efficiënte bezoekersregistratie. Je ontvangt immers elke dag veel bezoekers!
Toepassingen van de digitale receptie
Binnen digitale receptie zijn veel toepassingen mogelijk, afhankelijk van wat jouw bedrijf of organisatie nodig heeft om bezoekersaantallen te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Pre-registratie van bezoekers
Bezoekers melden zich vooraf aan via een e-mail, QR-code of pincode van jouw bedrijf of organisatie. Dit scheelt hen veel inchecktijd én papierwerk bij aankomst.
- Zelfregistratie van bezoekers
Bezoekers melden hun aankomst of vertrek via het digitale scherm. Van elke aanmelding of afmelding ontvang je een melding, bijvoorbeeld via sms, e-mail of telefoon. Zo houd je goed zicht op wie zich in het gebouw bevindt.
- Instructie en routebegeleiding.
Een digitale receptie verschaft bezoekers ook aanvullende informatie over hun bezoek. Denk aan routebegeleiding en/of aan instructies voor een medisch onderzoek of administratieve afspraak.
- Ontvangst van post en pakketten
Ook bezorgers melden zich eenvoudig via het systeem. Zij kunnen tijdens hun aanmelding instructies krijgen over waar zij brieven en pakketten moeten afleveren.
De voordelen van een digitale receptie
Een digitale receptie biedt in alle opzichten voordelen, van een professionele uitstraling tot en met gebruikersgemak en veiligheid.
- Aanpasbare software
De software is volledig aanpasbaar op de wensen en behoeften van jouw bedrijf of organisatie. Zo krijg je alleen de functionaliteiten die echt nodig zijn. Wil je functionaliteiten aanpassen of verwijderen? Dit kan eenvoudig via de instellingen. De software krijgt ook regelmatig een update, zodat het systeem altijd goed werkt.
- Hardware op maat
De toestellen voor digitale receptie zijn in verschillende maten en vormen verkrijgbaar. Kies je voor een uitgebreide balie-opstelling of voor een compacte kiosk? Alles is mogelijk!
- Vertrouwde stijl
Zowel de software als de hardware is aan te passen aan jouw huisstijl. Zodra bezoekers de digitale receptie gebruiken, krijgen zij direct een gevoel van herkenning.
- Gebruikersgemak
Bezoekers kunnen zich eenvoudig af- of aanmelden, dankzij de heldere digitale knoppen op het scherm. Er is dus geen technische kennis nodig om het systeem te bedienen!
- Real-time inzicht
Het systeem geeft real-time meldingen van inkomende of uitgaande bezoekers. Je weet zo altijd wie aanwezig is, wat veel uitzoekwerk en misverstanden voorkomt. Je kunt zelfs rapportages uitdraaien over de bezoekersaantallen.
- Moeiteloze integratie
Het digitale receptiesysteem wordt eenvoudig aangesloten op bestaande systemen binnen je bedrijf of organisatie. Systemen wisselen is dus niet nodig.
- Oog op privacy en veiligheid
Systemen voor digitale receptie voldoen aan strikte privacy- en beveiligingsvormen. Je bedrijf of organisatie houdt zich zo aan de huidige wet- en regelgeving.
- Werkdrukverlichting
Een digitale receptie kan een fysieke receptie vervangen of ondersteunen. Dit kan een uitkomst zijn als een fysieke receptie moeite heeft met het verwerken van een hoge in- en uitstroom van bezoekers.
- Lagere operationele kosten
Een digitale receptie versnelt en optimaliseert het gehele registratieproces. Dit betekent een forse besparing in zowel tijd als kosten.
Kies ook voor een sneller en efficiënter registratieproces!
Bezoekersregistratie kan veel tijd in beslag nemen, vooral als het proces niet optimaal is ingericht. Met een digitale receptie is dat probleem verleden tijd. Een snel en efficiënt registratieproces begint namelijk met een slim digitaal systeem op maat, met functionaliteiten die perfect passen bij jouw bedrijfsvoering. Hiervoor werken we samen met FrontAssist, de specialist in digitale receptie.
Wil je weten welke software en hardware het meest geschikt is voor jouw bedrijf of organisatie? Bekijk dan alvast onze webshop. Wil je advies op maat? Je bent van harte welkom voor een afspraak. Onze expert legt je graag alles uit over het gebruik en de mogelijkheden van digitale receptie.
Maak direct een afspraak!
